Consejos y trucos para manejar excel a nivel profesional

Hay herramientas de nuestro día a día a las que nos hemos acostumbrados y creemos que no entrañan ningún misterio para nosotros. Es el caso concreto de Excel o Word, dos de los recursos de Office más utilizados en nuestras rutinas.

Así, no es de extrañar que a lo largo del día abramos estas aplicaciones cienes de veces, las usemos como un diario básico de nuestra actividad (sobre todo la económica) y creamos manejar a las mil maravillas todos sus recursos… O no.

A continuación, os desvelaremos algunos recursos propios de un curso de especialista en Excel que nos desentrañará secretos de la popular herramienta de hojas de cálculo y con los que podremos manejarla a nivel profesional y mejorar los procedimientos de su uso.

5 trucos que te ayudarán a manejar Excel de forma profesional

“Ctrl +”: la clave para cualquier atajo

La tecla “ctrl” (“cmd” en Apple) es la mejor aliada para Excel. Así, pulsándola junto a otra tecla nos abrevia la tarea, minimiza errores y suma mayor control al trabajo que estamos realizando. Entre los atajos más populares en Excel a los que podemos acceder con la tecla “ctrl” están los siguientes:

• Ctrl+:: Inserta la hora actual.
• Ctrl+-: Elimina las celdas seleccionadas
• Ctrl++:Inserta las celdas seleccionadas
• Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
• Ctrl+Alt+K: Inserta un hipervínculo.
• Ctrl+Av Pág: Mueve a la siguiente hoja.
• Ctrl+Alt+V: Muestra las diferentes formas de pegado.
• Ctrl+B: Activa una búsqueda dentro de las celdas.
• Ctrl+E: Selecciona todas las celdas de la hoja.
• Ctrl+Enter: Llena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
• Ctrl+Espacio: Selecciona la columna de la celda activa.
• Ctrl+J: Copia una celda hacia abajo.
• Ctrl+2: Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.

“Alt +”: la forma más sencilla de navegar en Excel

Al igual que mediante la tecla “ctrl” interactuamos en la hoja de cálculo de forma rápida, mediante la tecla alt podemos navegar por pestañas a la misma velocidad que marquen nuestros dedos. Algunos comandos con la tecla “alt” serían:

• Alt+O: ir a la pestaña inicio.
• Alt+R: ir a la pestaña revisar.
• Alt+B: ir a la pestaña insertar.
• Alt+C: ir a la pestaña diseño de página.
• Alt+D: ir a la pestaña datos
• Alt+N: ir a la pestaña vista
• Alt+U: ir a la pestaña fórmulas

Los formatos estandarizados: claves para un aspecto profesional

En los pequeños detalles se marcan las diferencias. Así, si tenemos unificados los formatos del contenido de cada celda para que correspondan a su naturaleza (DD/MM/AAAA, en el caso de las fechas por ejemplo), la información contenida se apreciará de mejor forma y no se prestará a confusiones, algo natural cuando juntamos gran cantidad de cifras en un mismo documento.

Para darle el correcto formato al contenido de una o varias celdas (o todas si así lo deseamos, algo que podemos seleccionar si pulsamos sobre la pequeña celda con forma de triángulo que sirve de eje entre la fila 1 y la columna A), podemos hacerlo nuevamente acudiendo a la tecla ctrl, a la que le sumamos los siguientes caracteres según deseemos un formato u otro:

• Ctrl+1: abre el cuadro básico de formato para el contenido.
• Ctrl+mayúsculas+~: aplica el formato «general».
• Ctrl+mayúsculas+$: pone los datos en formato «moneda».
• Ctrl+mayúsculas+%: pone los datos en formato «porcentaje».
• Ctrl+mayúsculas+^: pone los datos en formato «científico».
• Ctrl+mayúsculas+#: pone los datos en formato «fecha».
• Ctrl+mayúsculas+@: pone los datos en formato «hora».
• Ctrl+mayúsculas+!: pone los datos en formato «estándar».

Añadir accesos directos al menú Excel

Como hemos visto, la clave del manejo profesional de Excel es que cada vez podamos ser más ágiles a la hora de usarlo. Para ello, podemos incluir como botón del menú permanente aquellas tareas recurrentes y que nos sean más útiles cada vez que accedemos a esta herramienta, de forma que ya no tengamos que navegar entre pestañas (aun sabiendo sus atajos mediante la tecla “alt”) para usarlas.

Estos botones acompañarán a los que vienen por defecto (guardar, rehacer escritura y deshacer escritura) y se pueden agregar si vamos a la pestaña archivo > opciones > barra de herramientas de accesos rápidos y añadimos / eliminamos los que veamos convenientes.

Obviar formatos de escritura predeterminados

Si algo trae de cabeza a los usuarios amateur de Excel son los cambios automatizados que realiza la propia hoja de cálculo sin consultarnos previamente. Es el caso de los valores que comienzan por cero.

Sin poner en práctica este truco, es imposible que en una celda introduzcamos cifras que, como podría ser el caso de una clave, empiecen por cero, ya que el programa de Office interpreta como inexistente el cero a la izquierda, eliminándolo de forma automática.

Si quisiéramos que el cero o cualquier otro formato que la herramienta modifique automáticamente, permanezca tal como la hemos introducido, sólo tenemos que incluir una comilla delante del valor sujeto a cambio automático. De esta forma la hoja de cálculo interpreta que el valor es tal como introducimos y lo respeta sin hacer aparecer la comilla en la celda.

En qué nos ayuda un curso de especialista en Excel

Hemos visto 5 trucos y grupos de atajos que nos hace el uso de la hoja de cálculo más sencillo, pero un curso subvencionado de especialista en Excel nos puede desvelar un centenar más que no sólo ahorra tiempo en el día a día, sino que hace más intuitivo y práctico una herramienta indispensable pero que no resulta tan usable y accesible para todos los públicos.

Así, mediante este tipo de formaciones ya no imaginaremos Excel como una sucesión de cuadrículas o como la mejor forma de organizar información en tablas, sino como una herramienta potente y eficaz para ordenar, clasificar y obtener información financiera y no financiera cómodamente. Algo que repercute en la correcta organización y en el trabajo de toda empresa y de todo empleado.