Consells i trucs per fer servir excel a nivell professional

Hi ha eines del nostre dia a dia a les que ens hem acostumats i creiem que no comporten cap misteri per a nosaltres. És el cas concret d’Excel o Word, dos dels recursos d’Office més utilitzats en les nostres rutines.

Així, no és d’estranyar que al llarg del dia obrim aquestes aplicacions cienes de vegades, les usem com un diari bàsic de la nostra activitat (sobretot l’econòmica) i creem gestionar d’allò més bé tots els seus recursos … O no.

A continuació, us desvetllarem alguns recursos propis d’un curs d’especialista en Excel que ens desentranyarà secrets de la popular eina de fulls de càlcul i amb els quals podrem manejar-la a nivell professional i millorar els procediments del seu ús.

5 trucs que t’ajudaran a gestionar Excel de forma professional

“Ctrl +”: la clau per a qualsevol drecera

La tecla “ctrl” (“cmd” en Apple) és la millor aliada per Excel. Així, prement-la amb una altra tecla ens abreuja la tasca, minimitza errors i suma més control a la feina que estem realitzant. Entre les dreceres més populars en Excel als quals podem accedir amb la tecla “ctrl” hi ha els següents:

• Control +: Insereix l’hora actual.
• Ctrl + -: Elimina les cel · les
• Ctrl ++: Insereix les cel·les seleccionades
• Ctrl + 0: Oculta les columnes seleccionades.
• Ctrl + Alt + K: Insereix un enllaç.
• Ctrl + Av Pàg: Mou a la següent fulla.
• Ctrl + Alt + V: Mostra les diferents formes d’enganxat.
• Ctrl + B: Activa una recerca dins de les cel·les.
• Ctrl + E: Selecciona totes les cel·les del full.
• Ctrl + Retorn: Omple el rang de cel·les seleccionat amb l’entrada actual.
• Ctrl + Espai: Selecciona la columna de la cel·la activa.
• Ctrl + J: Còpia una cel·la cap avall.
• Ctrl + 2: Aplica el format de negreta al text seleccionat.

“Alt +”: la forma més senzilla de navegar en Excel

Igual que mitjançant la tecla “ctrl” interactuem en el full de càlcul de forma ràpida, mitjançant la tecla alt podem navegar per pestanyes a la mateixa velocitat que marquin els nostres dits. Alguns comandaments amb la tecla “alt” serien:

• Alt + O: anar a la pestanya inici.
• Alt + R: anar a la pestanya revisar.
• Alt + B: anar a la pestanya inserir.
• Alt + C: anar a la pestanya disseny de pàgina.
• Alt + D: anar a la pestanya dades
• Alt + N: anar a la pestanya vista
• Alt + U: anar a la pestanya fórmules

Els formats estandarditzats: claus per a un aspecte professional

En els petits detalls es marquen les diferències. Així, si tenim unificats els formats del contingut de cada cel·la perquè corresponguin a la seva naturalesa (DD / MM / AAAA, en el cas de les dates per exemple), la informació continguda s’apreciarà de millor forma i no es prestarà a confusions, cosa natural quan ajuntem gran quantitat de xifres en un mateix document.

Per donar-li el correcte format al contingut d’una o diverses cel·les (o totes si així ho desitgem, una cosa que podem seleccionar si premem sobre la petita cel·la amb forma de triangle que serveix d’eix entre la fila 1 i la columna A), podem fer-ho novament acudint a la tecla ctrl, a la qual li sumem els següents caràcters segons desitgem un format o un altre:

• Ctrl + 1: obre el quadre bàsic de format per al contingut.
• Ctrl + majúscules + ~: aplica el format “general”.
• Ctrl + majúscules + $: posa les dades en format “moneda”.
• Ctrl + majúscules +%: posa les dades en format “percentatge”.
• Ctrl + majúscules + ^: posa les dades en format “científic”.
• Ctrl + majúscules + #: posa les dades en format “data”.
• Ctrl + majúscules + @: posa les dades en format “hora”.
• Ctrl + majúscules + !: posa les dades en format “estàndard”.

Afegir accessos directes al menú Excel

Com hem vist, la clau del maneig professional d’Excel és que cada vegada puguem ser més àgils a l’hora d’usar-lo. Per a això, podem incloure com a botó del menú permanent aquelles tasques recurrents i que ens siguin més útils cada vegada que accedim a aquesta eina, de manera que ja no hàgim de navegar entre pestanyes (tot i saber les seves dreceres mitjançant la tecla “alt”) per usar-les.

Aquests botons acompanyaran els que vénen per defecte (guardar, refer escriptura i desfer escriptura) i es poden afegir si anem a la pestanya arxiu> opcions> barra d’eines d’accessos ràpids i afegim/eliminem els que vegem convenients.

Saltar fins formats d’escriptura predeterminats

Si alguna cosa porta de cap als usuaris amateur d’Excel són els canvis automatitzats que realitza la pròpia full de càlcul sense consultar-nos prèviament. És el cas dels valors que comencen per zero.

Sense posar en pràctica aquest truc, és impossible que en una cel·la introduïm xifres que, com podria ser el cas d’una clau, comencin per zero, ja que el programa d’Office interpreta com inexistent el zero a l’esquerra, eliminant de forma automàtica.

Si volguéssim que el zero o qualsevol altre format que l’eina modifiqui automàticament, romangui tal com l’hem introduït, només hem d’incloure una cometa davant del valor subjecte a canvi automàtic. D’aquesta manera el full de càlcul interpreta que el valor és tal com introduïm i el respecta sense fer aparèixer la cometa a la cel.

En què ens ajuda un curs d’especialista en Excel

Hem vist 5 trucs i grups de dreceres que ens fa l’ús del full de càlcul més senzill, però un curs subvencionat d’especialista en Excel ens pot desvetllar un centenar més que no només estalvia temps en el dia a dia, sinó que fa més intuïtiu i pràctic una eina indispensable però que no resulta tan usable i accessible per a tots els públics.

Així, mitjançant aquest tipus de formacions ja no imaginarem Excel com una successió de quadrícules o com la millor forma d’organitzar informació en taules, sinó com una eina potent i eficaç per ordenar, classificar i obtenir informació financera i no financera còmodament. Una cosa que repercuteix en la correcta organització i en el treball de tota empresa i de tot empleat.