Com controlar el temps de treball a l’oficina? Tècniques de productivitat

El control de la productivitat està sent un dels temes “estrella” pel que fa a la gestió empresarial, no només per la seva eficàcia com a sistema de treball, sinó per la recent obligatorietat de controlar el temps de treball a l’oficina amb l’entrada en vigor el passat 12 de maig de la llei de registres de jornada.

Malgrat que, com a conseqüència d’aquesta llei, ara controlar la productivitat és mandat legal, això no l’eximeix de les enormes avantatges de comptar amb un sistema de control adequat i eficaç. Més enllà d’indicar l’hora d’entrada i sortida (l’obligatori des del passat mes de maig), què tècniques de productivitat milloren l’ambient i la qualitat de la feina ?, en què ens pot ajudar un curs subvencionat sobre control de temps?

Controlar el temps de treball a l’oficina: tècniques eficaces

Treball per objectius

És el debat per excel·lència a l’hora de parlar de millorar la productivitat. Es tracta d’oferir a l’empleat la flexibilitat horària que requereixi, posant com a focus no el temps que passi o realitzi a l’oficina, sinó la consecució d’uns objectius concrets i per als que el seu rendiment és vital.

És molt important perquè aquesta tècnica no sigui contraproduent (i s’ajusti als cànons legals recentment marcats), que es tractin d’objectius denominats com SMART:

• Específics

• Mesurables

• Assolibles

• Rellevants

• Basats en el temps disponible

Roda de Deming

També anomenat “espiral de millora contínua”, el nom ja ens dóna pistes de la seva intencionalitat. Es tracta d’un procés que verifica i millora la qualitat de la producció, dividint per això el control en quatre fases:

• Planificat: establir com es va a dur a terme cada procés laboral, detallant i concretant aquelles parts que puguin crear confusió o que presenti dificultats.

• Realitzat: consisteix a implantar les millores proposades en el planificat. Les proves pilot també formen part fonamental d’aquest procés.

• Verificat: recopilació de resultats i anàlisi de la seva eficàcia d’acord amb els objectius previstos en el planificat. En aquesta fase es requereix l’ús d’eines que mesurin i controlin objectivament els processos (quadres de comandament, eines analítiques, etc.)

• Actuació: és la conseqüència de l’anterior fase. Es tracta d’en base als resultats de l’verificat, establir eines i nous processos de millora que tinguin com a resultat la superació dels objectius en menor temps i amb més qualitat.

Metodologia agile

És un procés dissenyat per a un dels grans problemes del treball diari: la priorització de tasques.

Mitjançant aquesta metodologia, es divideix el treball en diferents mini tasques que es fan visible a tot l’equip. Usant eines com el tauler Kanban o Scrum, en tot moment es coneix en què s’està treballant i, en ser tasques dosificades, es poden canviar d’ordre segons canviïn les necessitats de cada client.

D’aquesta manera també es fa visible la càrrega de cada un dels empleats, i pot actuar en aquells en què hi hagi acumulació de tasques, “alleugerint-les” mitjançant els que tinguin una càrrega de treball més relaxada.

El més important tant d’aquestes tècniques, com del fet de controlar el temps de treball a l’oficina és que no es tingui l’apreciació de cada tasca com una “cadena de muntatge”. No es tracta ni de treballar més, ni d’apurar al màxim les hores contractuals, sinó de treballar millor, amb més eficàcia i sense la sensació de “no arribar a res”.