Operacions auxiliars de serveis administratius i generals (ADGG0408)

Objectius generals del curs

• Realitzar i integrar operacions de suport administratiu bàsic.
• Transmetre i rebre informació operativa en gestions rutinàries amb agents externs de l’organització.
• Realitzar operacions auxiliars de reproducció i arxiu en suport convencional o informàtic.

Contingut general del curs

MF0969_1 TÈCNIQUES ADMINSITRATIVES BÀSIQUES D’OFICINA

UF0517 Organització empresarial i de recursos humans

L’ORGANITZACIÓ D’ENTITATS PÚBLIQUES I PRIVADES

• Funcions de les empreses:
  • Classes.
  • Jerarquia.
• La funció administrativa:
  • Definició.
  • Objectius.
• L’estructura de l’empresa:
  • Concepte d’organització.
  • Principis d’organització.
  • L’organització formal i informal.
• Els departaments:
  • Descripció.
  • Tipologia.
  • Criteris per assignar activitats als departaments.
• L’organigrama:
  • Descripció.
  • Objectius.
  • Requisits.
  • Classes.
  • Avantatges i inconvenients.
• Organització de l’entorn físic de l’espai d’acolliment.
  • Condicions mediambientals.
  • Disposició i tipus de materials auxiliars.
  • Mobiliari.
• Organització bàsica de l’Estat i la Unió Europea:
  • Administració Central.
  • Administració Autonòmica.
  • Administració Local.
  • Unió Europea.

L’ORGANITZACIÓ DELS RECURSOS HUMANS

• L’organització en activitats de suport administratiu.
  • Criteris d’organització i coordinació.
  • Procediments de treball.
  • Indicadors de qualitat de l’organització.
  • Pautes per a l’obtenció de resultats.
• Els grups.
  • Elements.
  • Estructura.
  • Classificació.
• Fases i comportament del treball en equip o en grup.
  • La identificació del grup: l’ideal del grup.
  • Les normes del grup.
  • Els papers al grup.
  • El poder i la cohesió del grup.
  • Avantatges i inconvenients del treball en equip.
  • Finalitat de les tècniques de dinàmica de grups.
  • Factors que modifiquen la dinàmica de grup.
  • Funcions del coordinador del grup: nivell de tasca i de relació.
• El treball en grup en activitats de suport administratiu.
  • Característiques d’un grup de treball de suport administratiu tipus.
  • Funcions en un grup de treball de suport administratiu tipus.
  • Grau de participació.

UF0518 Gestió auxiliar de la correspondència i paqueteria a l’empresa.

TRACTAMENT DE LA CORRESPONDÈNCIA I PAQUETERIA INTERNA I EXTERNA

• La comunicació escrita en empreses públiques i privades.
  • Funcions.
  • Elements.
  • Tipus: cartes comercials i documents administratius.
  • La correcta expressió dels textos escrits.
• Gestió de la recepció de la correspondència.
  • Selecció i classificació.
  • Registre.
  • Distribució.
• Preparació de la correspondència.
  • Persones que l’elaboren.
  • Nombre de còpies.
  • Signatura de la correspondència.
• Embalatge i empaquetament de documentació i productes.
  • Mitjans.
  • Materials.
  • Procediments.
• Gestió de la sortida de la correspondència.
  • Tasques abans de fer l’enviament.
  • Llibre Registre de Sortida.
• Mitjans utilitzats en l’enviament de correspondència i paqueteria:
• Servei de correus.
• Missatgeria.
• Telefax.
• El correu electrònic: funció, elements i avantatges i inconvenients.
• L’enviament de la correspondència.
  • Productes i serveis que ofereix correus.
  • Formes en què es pot fer l’enviament.
  • Tarifes i temps en l’enviament de correspondència.
• Normativa legal de seguretat i confidencialitat.
• L’arxiu de comunicacions escrites i correspondència.
  • Procés de fitxer.
  • Control del fitxer.
  • Sistema de classificació dels documents.
• Internet com a mitjà de comunicació.
  • Definició d’Internet.
  • La pàgina web.
  • Els portals.
  • Transferència de fitxers.
  • Recepció i enviament de comunicacions a través de correu electrònic.

UF0519 Gestió auxiliar de documentació economicoadministrativa i comercial

GESTIÓ AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓ ADMINISTRATIVA BÀSICA

• Els documents administratius en entitats públiques i privades.
  • Elements.
  • Funcions.
  • Característiques.
  • Classificació.
  • Mètodes de registre.
  • Normativa bàsica per a la seva elaboració.
• Documents administratius en la gestió de la compravenda:
  • La comanda: elements, requisits, classes, emissió, recepció i control.
  • L’albarà o nota de lliurament: elements, requisits, emissió i verificació.
  • La factura: elements, requisits, emissió, verificació i rectificació.
  • El rebut: concepte, comunicats i domiciliació bancària.
• Documents administratius en la gestió productiva i de personal:
  • Ordres de treball.
  • La nòmina: components i registre.
• Altres documents administratius i empresarials:
  • Instàncies.
  • Certificats.
  • Actes.
  • Informes.
  • Memòries.
• Operacions informàtiques de facturació i nòmines:
  • Registre de la informació relativa a la facturació (clients i proveïdors).
  • Actualització de la informació relativa a la facturació (clients i proveïdors).
  • Registre de la informació relativa a les nòmines (personal).
  • Actualització de la informació relativa a les nòmines (personal).

GESTIÓ BÀSICA DE TRESORERIA

• Operacions bàsiques de cobrament i pagament:
  • Tipus d’operacions.
  • Funcions.
  • Característiques.
  • Formes de gestió.
• Els mitjans de cobrament i pagament:
  • Concepte.
  • Funcions.
  • Formes de cobrament i pagament.
• Documents de cobrament i pagament al comptat:
  • Els diners.
  • El xec: concepte, requisits, tipus, aval, endós i imago.
  • El rebut: concepte i contingut.
  • Transferència i ingrés en compte: concepte i forma.
  • Targetes de dèbit.
• Documents de cobrament i pagament a crèdit:
  • El pagaré: concepte i requisits.
  • La lletra de canvi: concepte, requisits, parts, aval, endós, impagament i remesa d’efectes.
  • Targetes de crèdit.
• El llibre auxiliar de Caixa:
  • Elements.
  • Ompliment en aplicació informàtica.
  • Arqueig de Caixa.
  • Quadre.
• El llibre auxiliar de Bancs:
  • Elements.
  • Ompliment en aplicació informàtica.
  • Conciliació bancària.
• Principis de confidencialitat en operacions de tresoreria.
• Operacions i mitjans informàtics de gestió de tresoreria:
  • Banca electrònica.
  • Moneder electrònic.
  • Pagaments per Internet.
  • Compres per Internet.

GESTIÓ I CONTROL BÀSIC D’EXISTÈNCIES

• Material i equips d’oficina:
  • Descripció.
  • Tipus de materials: fungible i no fungible.
  • Equips d’oficina més comuns.
• L’aprovisionament d’existències.
  • La funció d’aprovisionament.
  • El magatzem.
  • Tipus d’existències.
• Gestió bàsica d’existències.
  • Les fitxes de magatzem.
  • Les entrades al magatzem.
  • Les sortides al magatzem.
  • Criteris de valoració d’existències.
  • Les ordres de reposició.
  • El full de càlcul en la gestió de magatzem.
• Control bàsic de les existències.
  • Fitxa de control d’existències: concepte i model.
  • L’inventari d’existències: concepte, procés i estructura.

MF0970_1 OPERACIONS BÀSIQUES DE COMUNICACIÓ

UF0520 Comunicació en les relacions professionals

PROCESSOS I TÈCNIQUES DE COMUNICACIÓ EN SITUACIONS PROFESSIONALS DE RECEPCIÓ I TRANSMISSIÓ D’INFORMACIÓ

• La comunicació com a procés.
  • Funcions.
  • Elements.
  • Diferència entre informació i comunicació.
  • Fases de la comunicació.
  • Llenguatges utilitzats per a comunicacions.
  • Classes de comunicació: auditives, visuals i tàctils.
  • Selecció i organització del contingut de missatges.
• Tècniques de comunicació efectiva.
  • Factors que influeixen en els comportaments i els senyals d’escolta.
  • Barreres i dificultats.
  • Solucions.
  • Comunicacions eficaces: feed-back, escolta empàtica i activa.
• La comunicació i l’empresa.
  • Principis de la comunicació.
  • Formes de comunicació a l’empresa: interna i externa.
  • Comunicacions internes: verticals, transversals i formals i informals.
  • Comunicacions externes: entrada i sortida.
  • Mitjans emprats en les comunicacions empresarials.
  • Comunicacions urgents.
• Els fluxos de comunicació:
  • Diagrames de flux.
  • Informació gràfica.
• Pautes de comunicació i imatge corporativa.

PAUTES DE COMPORTAMENT ASSERTIU EN SITUACIONS DE TREBALL

• Estils de resposta en la interacció verbal:
  • Assertiu
  • Agressiu.
  • No assertiu.
• El comportament verbal.
• El comportament no verbal.
• Principals tècniques d’assertivitat: disc ratllat, banc de boira, asserció negativa, interrogació negativa, autorevel·lació, lliure informació, compromís viable.

ELS CONFLICTES AMB PERSONES INTERNES O EXTERNES DE L’EMPRESA

• El conflicte en les relacions de treball.
  • Característiques dels conflictes.
  • Tipus de conflictes: grupal, individual, normatiu econòmic, pacífic, violent, positiu, negatiu.
• Tractament dels conflictes.
  • Identificació del conflicte.
  • Causes i conseqüències dels conflictes.
  • Conflictes relacionats amb la tasca.
  • Conflictes relacionats amb les relacions interpersonals.
  • Comportaments i senyals bàsics.
  • Pautes d’actuació personal com a forma de solució: el diàleg.
  • El conflicte com a oportunitat de canvi.

UF0521 Comunicació oral i escrita a l’empresa
LA COMUNICACIÓ ORAL

• El llenguatge oral.
  • Concepte i característiques.
  • Característiques dels missatges orals.
  • Elements de la comunicació oral.
  • Funcions de la comunicació oral.
  • Classes de comunicació oral: immediates, individuals o col·lectives.
  • Planificació de la comunicació oral.
  • Formes de comunicació oral: entrevista, reunió, debat.
• La comunicació no verbal.
  • Els missatges en la comunicació no verbal: voluntaris i involuntaris.
  • Recursos no verbals en la comunicació oral: entonació, gestuals i espacials.
  • Aspectes importants en la comunicació no verbal: mirada, postura, gestos.
• La comunicació verbal i no verbal en la comunicació presencial.
  • Pautes de comportament i imatge corporativa.
  • Normes per conversar.
  • Regles per escoltar.
  • Criteris de qualitat: empatia, amabilitat.
  • Tractament de les objeccions.
  • Les queixes i reclamacions.
• La comunicació telefònica.
  • El telèfon a l’activitat empresarial.
  • Pautes d’atenció telefònica a l’empresa: veu, somriure, silenci, expressió, etc.
  • Regles per fer una trucada de telèfon.
  • Passos per contestar una trucada de telèfon.
  • Protocols de tractament.
  • Barreres i dificultats en la transmissió d’informació.
  • Tipus de trucades telefòniques.
  • Sistemes de comunicació telefònica a l’empresa.
  • Cerca d’informació telefònica.
• Normes de seguretat, registre i confidencialitat en la comunicació presencial i telefònica.

LA COMUNICACIÓ ESCRITA

• L’escriptura com a mitjà de comunicació.
  • El missatge escrit: concepte.
  • Característiques del missatge escrit.
  • Tipus de comunicacions escrites.
  • Principis en la redacció per a l’eficàcia del missatge escrit.
  • Planificació dels textos.
  • La correcció sintàctica i gramatical.
  • Els signes de puntuació.
  • Les abreviatures i sigles.
• Equips i sistemes de comunicació escrita.
  • Els sistemes de comunicació: concepte.
  • L’ordinador.
  • Altres eines de comunicació: fax.
• Comunicacions escrites internes de caràcter breu.
  • Concepte.
  • Tipus de comunicacions internes.
  • Els avisos: concepte i forma d’elaboració.
  • Els rètols: tipus de suport i papers, instruments i tècniques.
  • Els comunicats de règim interior: concepte i forma d’elaboració.

APLICACIONS I MITJANS INFORMÀTICS QUE INTERVENEN EN LA GESTIÓ DE LA COMUNICACIÓ EMPRESARIAL

• El correu electrònic:
  • Elements que el componen.
  • Enviament de correus.
  • Recepció de correus.
  • Fitxer de correus.
• L’agenda electrònica:
  • Contactes.
  • Tasques.
  • Notes.
  • Calendari.
• Processador de text:
  • Estructura d’un processador de text.
  • Funcions d’un processador de text.
  • Gestió de documents.
  • Models de documents: fax, memoràndum, etc.
  • Aplicació de format a documents.
  • Edició de documents.
  • Impressió de documents.

MF0971_1 REPRODUCCIÓ I ARXIU

UF0513 Gestió auxiliar d’arxiu en suport convencional o informàtic
SISTEMES OPERATIUS HABITUALS.

• Sistema operatiu.
• Entorn de treball. Interfície.
  • Parts.
  • Desplaçament.
  • Configuració.
• Carpetes, directoris, operacions amb ells.
  • Definició.
  • Creació.
  • Canvi de nom.
  • Obertura.
  • Copiat.
  • Canvi d’ubicació.
  • Eliminació.
• Fitxers, operacions amb ells.
  • Definició.
  • Creació.
  • Canvi de nom.
  • Obertura.
  • Copiat.
  • Canvi d’ubicació.
  • Guardat.
  • Eliminació
• Aplicacions i eines.
• Exploració/navegació.
• Configuració d’elements.
• Comptes d’usuari. Ús.
• Còpia de seguretat. Suports.
• Operacions en un entorn de xarxa.
  • Accés.
  • Cerca de recursos de xarxa.
  • Operacions amb recursos de xarxa.

ARXIU I CLASSIFICACIÓ DE DOCUMENTACIÓ ADMINISTRATIVA

• L’arxiu a l’empresa.
  • Descripció.
  • Finalitat.
  • Importància del fitxer per a l’empresa.
  • Tipus de fitxers.
  • Equips i materials per al fitxer.
  • Funcionament d’un fitxer.
  • Manteniment d’un fitxer.
  • Procés de fitxer d’un document.
  • Normes que regulen la conservació de documents.
  • Destrucció dels documents.
  • Confidencialitat i seguretat de la informació.
• L’organització del fitxer.
  • Centralitzat.
  • Descentralitzat.
  • Mixt.
  • Actiu.
  • Semiactiu.
  • Inactiu o passiu.
• Sistema d’ordenació i classificació de documentació administrativa.
  • Concepte d’ordenació i classificació.
  • Classificació alfabètica.
  • Classificació numèrica.
  • Sistema mixt.
  • Classificació cronològica.
  • Criteri geogràfic.
  • Classificació per matèries.

BASE DE DADES.

• Entrada i sortida de l’aplicació.
• La finestra de l’aplicació.
• Objectes bàsics.
  • Taules.
  • Consultes.
  • Formularis.
  • Informes o reports.
• Creació.
• Obertura.
• Guardat.
• Tancament.
• Còpia de seguretat.
• Eines de recuperació i manteniment.

INSERCIÓ DE DADES A TAULES.

• Registres i camps.
• Introducció de dades.
• Moviments pels camps i registres.
• Eliminació de registres.
• Modificació de registres.
• Copiat i moviment de dades.
• Cerca i reemplaçament de dades.
• Aplicació de filtres.
• Ordenació alfabètica de camps.
• Formats d’una taula.
• Operacions bàsiques amb Taules.
  • Canvi del nom.
  • Eliminació.
  • Copiat.
  • Exportació i importació.

CONSULTES DE SELECCIÓ.

• Creació.
• Guardat.
• Execució.
• Modificació dels criteris.
• Impressió de resultats.
• Eliminació.

FORMULARIS I INFORMES.

• Introducció, modificació i eliminació de dades en formularis.
• Aplicació de filtres als formularis.
• Creació d’informes amb l’assistent.
• Publicació d’informes al processador de text per millorar-lo.
• Impressió de formularis i informes.

UF0514 Gestió auxiliar de reproducció en suport convencional o informàtic.
REPRODUCCIÓ EN EQUIPS DE REPROGRAFIA

• Equips de reprografia.
  • Elements.
  • Tipus: Fotocopiadores i impressores.
  • Característiques.
  • Funcionament.
  • Instruccions tècniques.
  • Posada en marxa.
  • Manteniment i neteja.
• Suports en la reproducció:
  • Papers per a reprografia.
  • Cartolina per a reprografia.
  • Cartró.
  • Plàstics.
  • Digitals.
• Consumibles per als equips de reprografia:
  • Tòner.
  • Tintes.
• La reproducció dels originals.
  • Tipus d’originals.
  • Compatibilitat dels originals digitals.
• Producció en reprografia.
  • Qualitat en la reproducció.
  • Paràmetres modificables.
  • Proves de reproducció.
  • Paràmetres durant la reproducció.
• Normativa de seguretat, salut i medi ambient en les operacions de reprografia.
  • Normes de seguretat en les operacions de posada en marxa, maneig i manteniment dels equips.
  • Riscos específics i factors implicats.
  • Procediments de la gestió de residus.

OPERACIONS D’ENQUADERNACIÓ FUNCIONAL DE DOCUMENTS.

• L’enquadernació funcional:
  • Característiques i aplicacions.
  • Tipus d’enquadernació funcional: canonet, espiral, anelles.
  • Ajust d’equips.
  • Manteniment.
• Materials i estris d’enquadernació:
  • Papers de cobrir.
  • Cartolines.
  • Plàstics: transparències.
  • Grapes i anelles.
• Operacions d’enquadernació:
  • Igualat.
  • Alçat.
  • Perforat.
  • Numerat.
  • Engomat.
  • Grapat.
• Màquines d’enquadernació:
  • Tall (guillotina manual, cisalla).
  • Plegat (plegadora de plànols).
  • Plastificat (plastificadora).
• Normativa de seguretat, salut i medi ambient en les operacions d’enquadernació funcional:
  • Riscs.
  • Sistemes de protecció.
  • Procediments de treball segurs.
  • Eliminació i reciclatge de residus.
• Control de qualitat a l’enquadernació funcional:
  • Criteris de qualitat del procés.
  • Pautes per a la inspecció del producte.

Formació complementària

MP0391. MÒDUL DE PRÀCTIQUES PROFESSIONALS NO LABORALS